По мнению экспертов, чтобы успевать жить качественно, предпринимателям нужно научиться планировать график дел. План полноценной недели руководителя заполнен разнообразными мероприятиями: совещаниями с командой, решением текущих вопросов, стратегическим планированием. Однако, кроме рабочих вопросов, важно уделить внимание спорту, личностному развитию, семье и друзьям.
Чтобы успевать жить качественно, предпринимателям нужно научиться планировать график дел, – пишет Сегодня.
Как это сделать правильно, рассказывает автор программы обучения для личных помощников Smart Assistant Петр Синегуб.
КАЛЕНДАРЬ
Первое, что необходимо сделать, — научиться пользоваться онлайн-календарем, говорит эксперт. “Планирование в блокнотах от руки имеет множество недостатков: легко запутаться и что-то упустить, невозможно переносить задачи. Поэтому лучше использовать для планирования онлайн-календари. Это упрощает составление перечня задач”, — говорит Синегуб. Множество таких календарей, причем бесплатных, можно скачать и для Android, и для iPhone.
По его словам, начать ведение календаря лучше с четких правил, чтобы быстро и сразу организовать этот процесс. Изначально нужно вносить рабочие вопросы в определенной последовательности. Это должны быть повторяющиеся задачи: разбор корреспонденции, обучение, тренировки, обед, регулярные совещания. После них можно вставлять единоразовые мероприятия с четким временем: встречи, переговоры, совещания. А все остальные задачи желательно планировать по срокам или по приоритету.
“Приоритет задач определяет инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Она делит все задачи на четыре группы: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Чтобы не запутаться, следует выписать все свои задачи и только тогда выделить их приоритеты. Также важно учитывать сроки задач: чем ближе дедлайн, тем более срочной становится задача. Поэтому приоритетность задач постоянно надо отслеживать”, — отмечает Синегуб.
При этом в планировании рабочего графика раз и навсегда придется смириться с изменчивостью: “Каждый руководитель понимает, что спланировать каждые полчаса своей жизни на месяц вперед невозможно. Всегда появляются непредвиденные дела, которые отодвигают запланированное на вторые роли. Поэтому лучше не располагать задачи впритык друг к другу и каждый день планировать время на срочные задачи. Это может быть даже один час в день, но его важно “прошить” в календаре, чтобы потом не сдвигать задачи и не нарушать сроки”, — отмечает Синегуб.
ПРИВЫЧКИ
Чтобы планирование работало без сбоев, важно запомнить еще несколько полезных правил. Так, стоит планировать новый день с вечера, а утром проверять актуальность дел на сегодня. Надо прописывать максимум информации по каждому событию: название, участников, место, вопросы на рассмотрение. Не помешает сгруппировать привычные дела и выделить каждую группу своим цветом: совещания, переговоры, обучение, личные встречи. Это помогает визуально понимать загрузку. Хорошо занимать время в дороге чем-то полезным: разбором документов, рабочими звонками.
“Если руководитель управляет авто, можно планировать прослушивание аудиокниг или телефонные звонки по гарнитуре”, — уточняет Синегуб.
Кстати, планирование графика на день можно делегировать личному ассистенту.
